C’è un trucco per scrivere una mail perfetta, ma bisogna eliminare per forza alcune parole decisamente fuori contesto e che possano infastidire l’interlocutore
Scrivere una mail sembra un’attività semplice, ma non lo è. Soprattutto quando ci si deve rivolgere a qualcuno in ambito lavorativo o accademico, o comunque con cui non c’è confidenza nel quotidiano. Serve essere abbastanza formali per evitare di fare brutta figura, soprattutto con chi si vuole fare una buona impressione. E quindi, qual è il trucco per scrivere una mail perfetta? Andiamo a vedere nel dettaglio.
Si rischia di essere obsoleti utilizzando i termini “Gentile Signore” o “Caro Mario”, perché la comunicazione si evolve e l’utilizzo di app di messaggistica istantanea ha abbattuto le barriere e i muri anche con le persone che prima ricevevano le mail. Il tono, quindi, si è trasformato. Può capitare anche di darsi del “tu” durante dei meeting lavorativi. Non è maleducazione, ma è un codice comunicativo meno rigido.
Una buona mail si scrive in base a chi è il destinatario. Per esempio, nei confronti di professori universitari o comunque dei relatori, si usano ancora dei termini e dei toni formalissimi, altrimenti si rischia di essere presi sott’occhio in modo negativo. Magari esordire con un “Buongiorno” più “Professore” o “Professoressa” può essere una buona soluzione.
Come scrivere una mail che risulti perfetta
Per scrivere una mail al proprio team di lavoro con il quale si ha più confidenza, basta utilizzare un semplice “Team, Buongiorno” oppure “Salve ragazzi”. Anche in una mail più informale, però, non bisogna trascurare i dettagli come il nome del destinatario, o magari controllare eventuali titoli accademici prima di iniziare.
Con un saluto moderno ma professionale, si può scrivere un’ottima mail. Come per esempio per confermare il giorno di una riunione, si può usare in base alla confidenza il nome più il cognome o aggiungendo il titolo. Proprio dal grado di confidenza dipende il fatto di utilizzare il “tu” o il “lei”. Chiudere la mail, dopo quello che si voleva comunicare, con un disponibile “per qualsiasi modifica o aggiunta all’agenda, non esitare a scrivermi (oppure: non esiti a contattarmi)”.
E’ un approccio moderno, preciso, diretto e in linea con le pratiche comunicative nel 2025. Anche la scelta del saluto può risultare importante per l’esito finale della mail. Insomma, bastano pochi e semplici passi per fare bene.
