ECONOMIA – La fatturazione elettronica è diventata un obbligo nel panorama fiscale della partita IVA, richiedendo una completa conoscenza di quelle che sono le pratiche di compilazione, invio, ricezione e conservazione.
Nel corso del tempo, infatti, la fatturazione ha subito numerose variazioni, partendo da un formato cartaceo fino ad arrivare all’elettronico ormai inevitabile per tutti, anche per i forfettari a partire dal 1° gennaio 2024.
Per semplificare le operazioni, complesse e numerose, tante imprese e professionisti utilizzano software di fatturazione elettronica, facilitando così il percorso verso l’adattamento a questa innovativa pratica digitale.
Di seguito daremo una guida quanto più esaustiva in merito a come compilare, inviare, ricevere e conservare le fatture elettroniche, così da avere un’ampia conoscenza di questo strumento obbligatorio.
Come compilare una fattura elettronica
La compilazione di una fattura elettronica, sia per transazioni B2B che verso la pubblica amministrazione, è ad oggi un processo agevolato dall’utilizzo di software di fatturazione elettronica.
La procedura standard prevede la generazione di un documento nel formato XML FatturaPA e successivamente firmato digitalmente con una firma elettronica qualificata. Questo documento verrà poi inviato al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Per la compilazione, è necessario inserire i propri dati e quelli del cliente, oltre che un codice identificativo che servirà al Sistema di Interscambio a trovare l’effettivo destinatario.
Una volta compilata la prima fattura, le successive vengono redatte in automatico da parte del software che avrà memorizzato tutto il necessario, liberando perciò le persone dall’impegno di doverlo fare sempre manualmente: una comodità rilevante per chi ha un gran numero di clienti al mese.
Inviare la fattura elettronica al SdI e al cliente
Una volta generato il file XML della fattura, è essenziale apporre una firma elettronica qualificata. Anche in questo caso la scelta più agevole è quella di affidarsi a un software di fatturazione elettronica, che semplifica il processo di invio al Sistema e la gestione delle risposte.
Con l’entrata in vigore delle nuove disposizioni sulla fatturazione elettronica, è fondamentale rispettare le tempistiche e le modalità specificate dall’Agenzia delle Entrate.
Per inviare correttamente la fattura al cliente, infatti, è essenziale utilizzare il Sistema di Interscambio, indicando l’indirizzo telematico comunicato dal cliente, che può essere un codice destinatario alfanumerico o un indirizzo PEC.
Come ricevere una fattura elettronica
Il SdI agisce in questi casi come un efficace “postino” nella trasmissione dei documenti fiscali tra fornitori e clienti. Questo, infatti, riceve la fattura elettronica ed esegue diversi controlli prima di tutto per verificare la sua correttezza.
Se superati con successo, recapita successivamente il documento sia al Fisco che al destinatario, indicando data e ora di consegna tramite una ricevuta di consegna.
Per ricevere la fattura elettronica, perciò, il destinatario deve comunicare in modo chiaro al fornitore il proprio indirizzo telematico, che può essere la Posta Elettronica Certificata (PEC) o un Codice Destinatario.
In caso di errori nei controlli o impossibilità di consegna, il SdI emette una ricevuta di scarto o di impossibilità di consegna, fornendo dettagli sul motivo così da permettere al mittente di apportare le dovute modifiche.
In situazioni correttamente gestite, la fattura elettronica viene infine resa disponibile nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”, sul sito Agenzie delle Entrate o tramite il software di fatturazione, per entrambe le parti coinvolte, garantendo così la sua tracciabilità e la validità giuridica.
Dove trovo le mie vecchie fatture elettroniche
Come stabilito dall’art. 39 del Dpr n. 633/1972, una volta ricevuta una fattura questa deve essere conservata per un periodo di 10 anni, perciò è importante sapere dove quelle elettroniche vengono registrate, per potervi accedere in qualunque momento.
La conservazione digitale va oltre la semplice memorizzazione su PC, ma segue il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) per garantire l’integrità e la reperibilità nel tempo, così da avere assicurato il poterne avere sempre accesso e la sua affidabilità.
Per individuare e conservare adeguatamente le fatture è possibile usufruire di servizi forniti da operatori privati certificati o del servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”.
Quest’ultimo offre una soluzione accessibile dall’area riservata dell’utente e garantisce la conservazione a norma di tutte le fatture emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio.
I programmi di fatturazione elettronica offrono solitamente un servizio di conservazione delle fatture elettroniche a norma di legge e per i 10 anni prescritti. Le fatture, una volta ricevute, vengono destinate automaticamente alla conservazione e sono facilmente ritrovabili, in qualsiasi momento.
Anche in questo caso vi sono dei vantaggi sostanziali: oltre a essere conforme alla normativa, vengono eliminati i costi di stampa e archiviazione, viene ridotto il rischio di perdita e le operazioni di ricerca e consultazione vengono estremamente facilitate.
Usare un software di fatturazione elettronica rappresenta quindi ancora una volta un valido aiuto nelle procedure di creazione, trasmissione e conservazione delle fatture, potendo automatizzare molti processi e rendere accessibile tutto da un’unica piattaforma.
